1. Nommer un responsable du projet
Choisissez une personne qui centralise les questions et les changements. Elle conserve l’inventaire, les coordonnées et le calendrier. Identifiez aussi la personne présente au départ et à l’arrivée. Sans interlocuteur clair, plusieurs consignes contradictoires peuvent circuler le jour du transfert.
2. Faire l’inventaire par zone
Numérotez les bureaux, les chaises, les armoires et les boîtes. Distinguez les biens à transporter, à laisser et à retirer séparément. Pour chaque article volumineux, notez les dimensions utiles. Préparez un plan simple du nouveau local et associez chaque numéro à sa destination.
3. Préparer les accès et le calendrier
Vérifiez les heures d’ouverture, les réservations d’ascenseur, les quais et les possibilités de stationnement. Coordonnez la remise des clés et l’accès à toutes les zones concernées. Transmettez à JEM les plages possibles et faites confirmer le créneau retenu. Ne construisez pas votre calendrier sur une disponibilité non confirmée.
4. Séparer l’informatique du transport
Confiez à votre responsable informatique les sauvegardes, l’arrêt des appareils et la préparation des connexions. Identifiez les câbles et les accessoires selon leurs postes. Les dossiers confidentiels et les supports de données doivent suivre vos règles internes. Faites préciser qui débranche, qui transporte et qui remet en service.
5. Prévoir ce qui doit être accessible en premier
Définissez les besoins de reprise : quelques postes, la réception, certains dossiers ou du matériel précis. Signalez ces priorités à l’entreprise de transport et convenez de ce qui est réalisable. Une liste de priorités est plus utile qu’une demande générale de « tout remettre vite ».
6. Vérifier le transfert et documenter la suite
À l’arrivée, contrôlez l’inventaire et les emplacements avec la personne responsable. Notez les éléments à ajuster et les problèmes à signaler selon l’entente. Gardez un créneau distinct pour les branchements et les essais. Pour une demande à JEM, rassemblez votre inventaire, vos adresses, vos accès et votre calendrier : vous aurez déjà une base solide.